Sedute consiliari e organi collegiali in videoconferenza: i numeri in Trentino e le prospettive future
Il lockdown partito a marzo 2020 a causa della pandemia Covid19 ha richiesto la messa in campo di soluzioni tempestive per garantire la continuità dell’operato di comuni, comunità di valle ed enti del territorio in un momento particolarmente difficile. Giunte comunali e consigli di amministrazione hanno potuto continuare a lavorare in Trentino fin da subito, grazie a Trentino Digitale che ha messo a disposizione gratuitamente una soluzione di videoconferenza in cloud, disponibile sul marketplace di AgID, l’Agenzia per l’Italia Digitale.
A partire da marzo 2020, infatti, Trentino Digitale ha avviato un percorso di affiancamento agli enti locali trentini, grazie alla collaborazione con il Consorzio dei Comuni Trentini, e agli organi collegiali degli enti del territorio per organizzare le sedute da remoto. Sono state create delle stanze virtuali provvisorie dove incontrarsi e svolgere le proprie riunioni, fornite le credenziali per accedere e predisposte le istruzioni per l’utilizzo dei nuovi strumenti.
Una soluzione che ha centrato l’obiettivo. In poco più di un mese, ad esempio, hanno aderito all’iniziativa 121 comuni e 11 comunità di valle: sono state create 175 stanze virtuali che hanno ospitato 97 giunte comunali, 32 consigli comunali e delle comunità di valle (alcuni dei quali registrati e trasmessi in live streaming) ed altri 46 incontri con il coinvolgimento di gruppi di lavoro dedicati quali ad esempio le commissioni edilizie e le commissioni paesaggistiche.
Considerato l’elevato numero di richieste e il fabbisogno crescente, è stato definito un percorso per dotare gli attori del sistema pubblico trentino di strumenti di videoconferenza appropriati alle diverse necessità, da gestire in autonomia per ogni evenienza, integrabili con le piattaforme già in uso.
Da una prima fase che ha visto l’utilizzo a titolo gratuito di stanze virtuali provvisorie e con funzionalità limitate si è passati quindi ad una seconda fase che - a partire da novembre 2020 - prevede la disponibilità per ciascun ente di stanze virtuali dedicate con funzionalità avanzate da gestire in autonomia, a valle di un canone annuale.
La nuova soluzione proposta prevede, tra le altre funzioni, la possibilità di fissare autonomamente sedute e incontri nella sala di videoconferenza gestendo gli inviti (e relativi codici di accesso); la gestione del live-streaming e la registrazione degli incontri; il ruolo di moderatore che gestisce l’incontro e la funzione di “alzata di mano” per intervenire nel corso della seduta.
L’accesso a queste stanze virtuali è garantito da qualsiasi dispositivo (PC, smartphone, sale di videoconferenza), anche in mobilità tramite un semplice telefono con la sola funzione audio, assicurando sempre un alto livello di qualità di voce e immagini. Infine, sono garantiti i requisiti massimi di sicurezza imposti dalla normativa legata alla protezione dei dati personali (in primis “GDPR”) e dalla qualifica AgID.
All’offerta della componente tecnologica si affianca la consulenza iniziale all’utilizzo ottimale dello strumento, nonché il supporto per le modifiche ai regolamenti necessarie per favorire un uso diffuso e normativamente corretto di questi strumenti, e sfruttarne quindi appieno le potenzialità .
Oltre 110 gli enti (in maggioranza comuni e comunità di valle) che hanno già aderito all’iniziativa e che continuano il percorso verso la trasformazione digitale del sistema pubblico trentino.
